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De plus en plus de reçus arrivent par courriel, restent dans une application ou commencent comme une photo prise avec un téléphone. L'ARC accepte les registres électroniques, mais chaque type de reçu numérique a sa propre règle. Voici ce qui compte, quoi conserver, et les habitudes qui laissent des trous dans vos registres.
| Reçu | Quoi conserver | À surveiller |
|---|---|---|
| Reçu par courriel ou facture PDF | Le courriel ou le fichier PDF original | Une copie imprimée ne remplace pas la version électronique |
| Reçu dans une application ou un compte en ligne | Une copie téléchargée, conservée avec vos registres | C'est à vous de pouvoir le produire pendant six ans, pas au commerçant |
| Photo ou numérisation d'un reçu papier | L'image, si elle respecte la norme d'imagerie de l'ARC; sinon, le papier aussi | Une photo floue ou coupée ne remplace pas le papier |
| Relevé de carte ou bancaire | Conservez-le, avec le reçu | Il montre que vous avez payé, pas ce que vous avez acheté |
Ce sont les plus simples, et les plus faciles à mal conserver. Selon la règle de l'ARC sur les supports acceptés, les registres créés en format électronique doivent être conservés dans un format électronique lisible, même si vous en avez des copies papier. Sa circulaire sur la tenue de registres électroniques précise que les courriels utiles aux fins de l'impôt sont aussi des registres, qui doivent eux aussi être conservés en format électronique.
En pratique : enregistrez la pièce jointe PDF avec vos registres et, quand le reçu se trouve dans le corps du courriel, conservez le courriel lui-même. L'imprimer et supprimer l'original ne respecte pas cette règle.
Les courses en covoiturage, les commandes en ligne, les factures de téléphone et les abonnements logiciels n'existent souvent que dans l'application ou le site du commerçant. Ces reçus sont des registres comme les autres, et c'est à vous de les conserver. La circulaire de l'ARC précise que faire appel à un tiers ne vous dégage pas de cette responsabilité.
Les comptes ferment, les abonnements sont annulés et l'historique ne remonte pas toujours à six ans. Téléchargez une copie quand vous recevez le reçu, ou au moins une fois par mois, et conservez-la avec le reste de vos registres.
Une photo ou une numérisation ne peut remplacer un reçu papier que si elle respecte les règles d'imagerie de l'ARC, expliquées dans notre guide sur la durée de conservation des reçus. Sinon, gardez aussi le papier.
Quelques habitudes aident pour chaque photo :
Le format change, pas le contenu. Les directives de l'ARC sur les registres d’entreprise énumèrent ce qu'un reçu devrait indiquer : la date, le nom et l'adresse du vendeur, le nom et l'adresse de l'acheteur, une description complète de l'achat et, pour les achats de 100 $ ou plus, le numéro de TPS/TVH du vendeur s'il est inscrit.
Certains reçus par courriel ou dans une application ne sont que de courts résumés. Avant de vous en servir pour récupérer la TPS/TVH, vérifiez qu'ils indiquent la taxe et le numéro d'inscription du fournisseur, que les règles du crédit de taxe sur les intrants exigent à partir de 100 $. Sinon, demandez une facture complète au commerçant.
Les reçus numériques suivent la même règle de six ans que les reçus papier. Pendant tout ce temps, ils doivent rester accessibles et lisibles, et l'ARC peut demander une copie dans un format électronique lisible et utilisable.
Au Québec, Revenu Québec accepte aussi les registres conservés sur un appareil électronique ou un système informatique, pourvu qu'ils restent accessibles et lisibles.
Almarix reçoit les reçus comme ils arrivent : par courriel, téléversés en PDF ou photographiés avec un téléphone. Il nomme chacun, le classe dans le bon dossier de votre propre espace de stockage infonuagique, lit le fournisseur, la date, le montant et la taxe, et le comptabilise dans QuickBooks Online ou Xero avec le document joint.
Voir comment fonctionne Almarix →Ce guide fournit de l'information générale et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Les règles peuvent varier selon la situation; confirmez les détails auprès de l'ARC, de Revenu Québec ou de votre conseiller professionnel.
Sources : ARC : Supports acceptés et imagerie · ARC : IC05-1R1 Tenue de registres électroniques · ARC : Registres d'entreprise · ARC : Crédits de taxe sur les intrants · Revenu Québec : Tenue de registres et pièces justificatives