Quel est le meilleur format de date pour les noms de fichiers?

AAAA-MM-JJ, par exemple 2026-03-15. Il est impossible à mal lire, et les fichiers se placent en ordre chronologique quand on les trie par nom.

Faut-il mettre le nom du client dans le nom du fichier s'il est déjà dans le dossier du client?

Oui. Les fichiers sortent de leurs dossiers tout le temps : joints dans QuickBooks en ligne ou Xero, envoyés par courriel, téléchargés. Un code client court au début garde chaque fichier identifiable, et les fichiers d'un dossier client se trient quand même par date.

Quelle date utiliser : celle du document ou celle de la réception?

La date inscrite sur le document : la date de transaction pour les reçus, la date de facture pour les factures fournisseurs et de vente, et la date de fin de période pour les relevés. C'est la date qui compte pour les livres et pour l'impôt.

Peut-on utiliser des espaces ou des accents dans les noms de fichiers?

Mieux vaut éviter. Utilisez des traits de soulignement entre les éléments et des majuscules entre les mots, et laissez tomber les accents (Energir, pas Énergir). Les espaces et les caractères accentués peuvent briser des liens, des téléversements et la synchronisation entre systèmes.

Combien de temps faut-il conserver les documents des clients?

L'ARC et Revenu Québec exigent généralement de conserver les registres et pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Une convention de nommage constante et des dossiers par année permettent de tout retrouver dans cette période et de voir ce qui peut être archivé.

Convention de nommage des documents clients pour teneurs de livres (guide 2026)

En bref : donnez à chaque document client les mêmes cinq éléments, dans le même ordre, séparés par des traits de soulignement.

CLIENT_AAAA-MM-JJ_TYPE_Fournisseur_Montant.pdf Exemple : TREMB_2026-03-15_REC_Rona_342.18.pdf

Un code client court, la date inscrite sur le document, un code de type tiré d'une courte liste, le fournisseur sans espaces, et le total taxes comprises. Les fichiers se trient alors par date dans chaque dossier client, et restent identifiables quand ils en sortent.

Les cinq éléments, un par un

Élément	Règle	Exemple
Code client	De 3 à 6 lettres majuscules, attribué une fois et jamais modifié. Gardez la liste à un seul endroit partagé.	TREMB
Date	La date inscrite sur le document, jamais le jour où vous l'avez reçu ou numérisé. Toujours année-mois-jour.	2026-03-15
Type	Un code tiré d'une liste courte et fixe (ci-dessous).	REC
Fournisseur	Qui a émis le document. Sans espaces, une majuscule à chaque mot. Tenez une liste de noms courts pour que tout le monde l'écrive de la même façon.	Rona
Montant	Total taxes comprises, avec un point pour les décimales et sans signe de dollar. S'il n'y a pas de montant, utilisez plutôt une courte description.	342.18

Une courte liste de codes de type

Code	À utiliser pour
REC	Reçus : dépenses déjà payées
FOURN	Factures fournisseurs à payer
FACT	Factures de vente émises par le client
REL	Relevés bancaires, de carte de crédit et de prêt
PAIE	Registres de paie et talons de paie
IMPOT	Feuillets fiscaux, avis de cotisation, lettres de l'ARC ou de Revenu Québec
CONTRAT	Contrats, baux et ententes
CORR	Autre correspondance

Huit codes couvrent presque tout. Résistez à l'envie d'en ajouter : chaque nouveau code est une chose de plus à retenir pour votre équipe, et moins il y en a, plus ils sont utilisés de façon constante.

Des exemples concrets

Document	Nom de fichier
Reçu de Rona	TREMB_2026-03-15_REC_Rona_342.18.pdf
Facture Vidéotron à payer	TREMB_2026-03-02_FOURN_Videotron_118.65.pdf
Facture de vente à un client	TREMB_2026-03-10_FACT_ConstructionLavoie_1250.00.pdf
Relevé du compte courant de mars	TREMB_2026-03-31_REL_Desjardins_CompteCourant.pdf
Avis de cotisation	TREMB_2026-05-20_IMPOT_RevenuQuebec_AvisCotisation.pdf
Bail du bureau	TREMB_2026-01-01_CONTRAT_ImmeublesRiverside_BailBureau.pdf

Les règles qui gardent les noms propres

Pas d'espaces. Des traits de soulignement entre les cinq éléments, et des majuscules entre les mots à l'intérieur d'un élément : ConstructionLavoie, pas Construction Lavoie.
Seulement des lettres, des chiffres, des traits de soulignement et des tirets. Les caractères comme / \ : * ? " < > | # % & brisent les téléversements et la synchronisation sur certains systèmes.
Laissez tomber les accents : Energir, pas Énergir. Les caractères accentués peuvent devenir illisibles quand les fichiers passent de Windows à Mac ou au stockage infonuagique.
Un point pour les décimales, pas une virgule. Écrivez 342.18 : la virgule pose problème dans certains systèmes et adresses web.
Des noms courts. Un long nom de fichier dans une arborescence profonde peut dépasser la limite de longueur des chemins de Windows et bloquer la synchronisation.
Jamais « final », « nouveau » ou « copie ». Si une version corrigée remplace un document, ajoutez _v2.
Doublons : si deux documents se retrouvent avec le même nom, ajoutez _2 au deuxième.

Pourquoi des dates année-mois-jour

Au Canada, 03/04/2026 peut vouloir dire le 3 avril ou le 4 mars, selon qui l'a écrit. AAAA-MM-JJ est le seul format impossible à mal lire, et le seul qui se trie correctement par nom : 2026-03-15 vient toujours après 2026-02-28. C'est aussi la norme internationale pour les dates (ISO 8601).

Utilisez la date qui compte pour les livres : la date de transaction sur un reçu, la date de facture sur une facture fournisseur ou de vente, et la date de fin de période sur un relevé.

Pourquoi le code client vient en premier, même dans les dossiers clients

Les fichiers ne restent pas dans leurs dossiers. Ils sont joints à des opérations dans QuickBooks en ligne ou Xero, envoyés par courriel à un collègue, téléchargés pour une demande de l'ARC ou de Revenu Québec, ou déposés sur un bureau. Un fichier nommé 2026-03-15_REC_Rona.pdf pourrait appartenir à n'importe quel client. Un fichier qui commence par TREMB_, non.

Et comme tous les fichiers du dossier d'un client commencent par le même code, ils se trient quand même par date.

Une structure de dossiers qui va avec

Le nommage fonctionne mieux avec la même structure de dossiers pour chaque client : un dossier par client, un par année, puis un par type de document. Même règle pour les dossiers : pas d'accents ni d'espaces.

Clients/ TREMB/ 2026/ Recus/ FacturesFournisseurs/ Ventes/ Releves/ Paie/ Impot/ Contrats/

Si l'exercice d'un client ne suit pas l'année civile, nommez le dossier d'après la fin de l'exercice. Gardez des noms de dossiers identiques d'un client à l'autre, pour que n'importe qui dans l'équipe trouve n'importe quoi sans avoir à demander.

Comment l'implanter sans renommer vos archives

Mettez-la par écrit. Une page : le modèle, les codes de type et trois exemples. Affichez-la là où tout le monde travaille.
Créez deux courtes listes : les codes clients et les noms courts des fournisseurs. Complétez-les au fur et à mesure.
Choisissez une date de départ, idéalement le premier du mois ou le début d'un exercice, et appliquez la convention à tout ce qui arrive à partir de là.
Renommez à l'arrivée, pas à la fin du mois. Un document nommé le jour où il arrive ne finit jamais dans une pile.
Renommez l'année en cours si vous avez le temps. Laissez les années fermées tranquilles : vous les ouvrirez rarement.
Faites une vérification ponctuelle chaque mois. Dix fichiers au hasard par client suffisent pour repérer les écarts tôt.

Les erreurs courantes

Utiliser la date de réception ou de numérisation au lieu de la date inscrite sur le document.
Garder les noms du téléphone ou du numériseur, comme IMG_4471.jpg ou Scan_0012.pdf.
Écrire le même fournisseur de trois façons : HydroQc, HydroQuebec, Hydro_Quebec.
Inventer un nouveau code de type pour chaque nouvelle sorte de document.
Mélanger les dates jour-mois et mois-jour.

Une convention de nommage pour les documents clients