Reçu perdu : ce que l'ARC accepte à la place

Pourquoi un reçu manquant est un problème

Une entreprise doit tenir des registres de toutes ses opérations, et ces registres doivent être appuyés par des documents comme des reçus et des factures. L'ARC est claire sur ce qui arrive lors d'une vérification : si vos registres n'appuient pas vos demandes, elles pourraient être refusées. Si les registres sont incomplets, les vérificateurs devront utiliser d'autres méthodes pour établir votre revenu.

Pour une dépense, les directives de l'ARC sur les registres d’entreprise indiquent que le reçu devrait montrer la date, le nom et l'adresse du vendeur, le nom et l'adresse de l'acheteur, une description complète de l'achat et, pour les achats de 100 $ ou plus, le numéro de TPS/TVH du vendeur s'il est inscrit. Un document de remplacement devrait couvrir le plus possible de ces renseignements.

Quand les registres sont inadéquats dans l'ensemble, l'ARC exige habituellement un accord écrit pour que des registres appropriés soient tenus, puis peut émettre une demande péremptoire. Ne pas s'y conformer peut entraîner des poursuites et une amende d'au moins 1 000 $.

Étape 1 : obtenir une copie de l'original

Une copie fournie par la source est le meilleur remplacement, parce qu'elle montre tout ce que montrait l'original. Cherchez dans cet ordre :

• Vos courriels. Beaucoup de magasins et de fournisseurs envoient le reçu ou la facture par courriel. Cherchez le nom du fournisseur et le montant.
• Vos comptes en ligne. Les boutiques en ligne, les fournisseurs de téléphone et d'Internet, les services publics et les abonnements logiciels permettent habituellement de télécharger les anciennes factures.
• Le fournisseur. Demandez un duplicata du reçu ou une copie de la facture. Donnez la date, le montant et le mode de paiement pour qu'il retrouve la vente.

Étape 2 : conserver la preuve de paiement

S'il n'existe aucune copie, commencez par la preuve de paiement. L'ARC compte les relevés bancaires, les chèques annulés et les reçus de carte de crédit parmi les registres d'une entreprise. Conservez ce qui s'applique : le relevé de carte ou bancaire montrant la transaction, le chèque annulé ou la confirmation du virement électronique.

La preuve de paiement montre que l'argent est sorti de votre compte, quand et à qui. Elle ne montre pas ce que vous avez acheté, ni que l'achat était pour l'entreprise. C'est le rôle de l'étape suivante.

Étape 3 : noter ce que le reçu aurait indiqué

Quand un vendeur ne remet pas de reçu, l'ARC demande d'inscrire dans votre journal des dépenses le nom et l'adresse du vendeur, le montant payé, la date et les détails de l'opération. Faire la même chose pour un reçu perdu, avec la preuve de paiement, vous donne le dossier le plus complet possible :

• Le nom et l'adresse du vendeur
• La date de l'achat
• Le montant payé, et la taxe si vous la connaissez
• Ce que vous avez acheté, et pourquoi c'était pour l'entreprise
• Le mode de paiement (carte, numéro de chèque, virement)
• Que l'original a été perdu, et ce que vous avez fait pour en obtenir une copie

Rédigez-la dès que vous remarquez que le reçu manque, pendant que les détails sont frais.

Ce que montre chaque document de remplacement

Le dossier le plus solide en contient plus d'un : la preuve de paiement, plus une copie ou une note.

TPS/TVH : le crédit de taxe en demande plus

Récupérer la TPS/TVH au moyen d'un crédit de taxe sur les intrants a ses propres exigences. À partir de 100 $, le reçu ou la facture doit indiquer le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur et la taxe exigée, ou une mention que le total l'inclut. Un relevé de carte ou votre propre note ne montrent ni l'un ni l'autre; sans copie du fournisseur, vous pourriez donc ne pas pouvoir récupérer la TPS/TVH sur cet achat.

Au Québec, Revenu Québec exige aussi des pièces justificatives pour la TPS et la TVQ, et à partir de 100 $, le reçu doit aussi indiquer le numéro de TVQ du fournisseur.

Quand beaucoup de registres sont perdus en même temps

Un incendie, une inondation, un vol ou un ordinateur en panne, c'est une autre situation qu'un reçu manquant. Si vos registres ont été détruits lors d’une catastrophe, l'ARC demande aux entreprises d'appeler le 1-800-959-7775. Pour les registres électroniques perdus, détruits ou endommagés, les directives de l'ARC demandent de le signaler à votre bureau des services fiscaux et de recréer les fichiers dans un délai raisonnable. Les mêmes directives demandent de conserver en tout temps des copies de sauvegarde adéquates.

Comment ne plus perdre de reçus

1. Prenez une photo à la caisse, avant que le reçu se retrouve dans une poche ou pâlisse. Notre guide sur la durée de conservation des reçus présente les règles pour les conserver en image.
2. Demandez des reçus par courriel quand le magasin l'offre, et faites-les tous envoyer à la même adresse.
3. Classez chaque reçu la même semaine, nommé toujours de la même façon. Notre guide de la convention de nommage propose une façon de faire.
4. Comparez vos relevés à vos reçus chaque mois. Un reçu manquant remarqué après quelques semaines est facile à remplacer. Remarqué trois ans plus tard, il l'est souvent beaucoup moins.