Guide · mis à jour en octobre 2026
Comment obtenir les documents de vos clients à temps
Pour les teneurs de livres et comptables au Canada
Relancer les clients pour leurs reçus et leurs relevés est l'une des tâches les moins facturables du métier. Quand les documents arrivent en retard, la cause est habituellement simple : le client a oublié, ne savait pas exactement ce qu'il vous fallait, ou trouvait l'envoi compliqué. Une demande claire et une courte séquence de rappels règlent la plupart des cas. Voici comment la mettre en place, avec trois courriels à copier.
En bref : demandez exactement ce qu'il vous faut, sous forme de liste, avec une seule échéance et une façon simple de l'envoyer. Faites ensuite un suivi selon un calendrier fixe : une première demande, un rappel amical quelques jours avant l'échéance et un dernier rappel la veille. Les trois courriels sont plus bas, prêts à copier.
Pourquoi les clients envoient leurs documents en retard
- Ils oublient. Votre fin de mois n'est pas dans leur agenda.
- La demande était vague. « Envoie-moi tes papiers de mars » les laisse deviner de quels relevés et de quels reçus vous parlez.
- L'envoi est compliqué. Se connecter à un portail, retrouver un mot de passe ou numériser du papier suffit pour remettre ça à plus tard.
- Il n'y a pas de vraie échéance. « Quand tu auras une minute » veut habituellement dire plus tard.
- Ils ne voient pas l'enjeu. Si rien ne se passe quand les documents arrivent en retard, rien ne les pousse à les envoyer à temps.
Simplifiez l'envoi avant de demander
- Demandez une liste précise. Nommez chaque relevé par compte et par mois, et précisez quels reçus il vous faut.
- Fixez une seule échéance, le même jour chaque mois, pour que ça devienne une habitude.
- Offrez la façon la plus simple d'envoyer. Répondre à votre courriel avec des pièces jointes ou une photo prise au téléphone est plus simple, pour la plupart des clients, que de se connecter à quoi que ce soit.
- Mettez la routine par écrit. Votre lettre de mission est un bon endroit pour préciser ce qu'il vous faut chaque mois, pour quand, et ce qui arrive en cas de retard.
Choisissez une échéance qui vous laisse de la marge
Partez de votre propre échéance. Par exemple, les déclarations de TPS/TVH des déclarants mensuels et trimestriels sont généralement dues un mois après la fin de la période. Si les documents d'un client arrivent le 28, vous n'avez plus de marge pour comptabiliser, rapprocher et poser vos questions.
Pour une tenue de livres mensuelle, une échéance client autour du 10 du mois suivant laisse le temps de faire le travail et un suivi. Choisissez la date qui convient à votre façon de travailler, puis utilisez-la avec tous vos clients.
La séquence de trois courriels
Voici le calendrier, avec une échéance le 10 comme exemple :
| Courriel | Quand | Son rôle |
|---|
| 1. Première demande | Le 1er, une fois le mois terminé | Dire exactement ce qu'il vous faut, pour quand et comment l'envoyer |
| 2. Rappel amical | Le 7, quelques jours avant l'échéance | Énumérer seulement ce qui manque encore |
| 3. Dernier rappel | Le 9, la veille de l'échéance | Dire ce qui arrive en cas de retard |
Copiez les courriels ci-dessous et remplacez tout ce qui est entre [crochets].
Courriel 1 : Première demande
Objet : Documents de [mois] à envoyer d'ici le [date]
Bonjour [prénom],
C'est le moment de fermer [mois]. Pourriez-vous m'envoyer ces documents d'ici le [date]?
• [Relevé bancaire, compte se terminant par 1234]
• [Relevé de carte de crédit, carte se terminant par 5678]
• [Reçus et factures des achats de l'entreprise]
• [Factures de vente que vous avez émises]
Le plus simple est de répondre à ce courriel avec les fichiers en pièces jointes. Une photo nette de chaque reçu fait l'affaire.
Merci!
[Votre nom]
Courriel 2 : Rappel amical
Objet : Petit rappel : documents de [mois] à envoyer d'ici le [date]
Bonjour [prénom],
Un petit rappel : il me faut les documents de [mois] d'ici le [date]. Voici ce qui manque encore :
• [Document]
• [Document]
Si vous les avez déjà envoyés, merci, et ne tenez pas compte de ce message. Si quelque chose est difficile à trouver, dites-le-moi et on trouvera une solution.
[Votre nom]
Courriel 3 : Dernier rappel
Objet : Échéance demain : documents de [mois] manquants
Bonjour [prénom],
Il me manque encore ceci pour fermer [mois] à temps :
• [Document]
Si je ne les ai pas d'ici le [date], [le mois sera fermé sans eux et les documents manquants seront reportés au mois prochain / votre déclaration de TPS/TVH pourrait être produite en retard].
Il suffit de répondre avec le fichier ou une photo.
Merci,
[Votre nom]
Les habitudes qui font fonctionner la séquence
- N'énumérez que ce qui manque. Un rappel qui répète toute la liste donne l'impression au client qu'il doit tout recommencer.
- Envoyez les courriels aux mêmes dates chaque mois. Les clients prennent le rythme, et vous n'avez plus à décider quand relancer.
- Confirmez ce qui est arrivé. Un court « Bien reçu, merci » dit au client qu'il a terminé, et évite qu'un rappel parte par erreur.
- Appelez les clients toujours en retard. Après quelques mois, un appel de cinq minutes sur ce qui les bloque fonctionne mieux qu'un quatrième courriel.
- Nommez et classez chaque document dès son arrivée, pour voir d'un coup d'œil ce qui manque encore. Notre guide de la convention de nommage propose une façon de faire.