Almarix est une entreprise dont le siège social est situé à Embrun, Ontario, Canada. Nous fournissons un système d'automatisation de la réception de documents clients aux cabinets de tenue de livres et aux cabinets comptables.
Pour toute question concernant la présente politique, veuillez nous contacter à info@almarix.ca ou au 613-416-1698.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Almarix est notre fondateur, joignable à info@almarix.ca ou au 613-416-1698.
Nous collectons uniquement les données nécessaires à la fourniture de nos services. Cela comprend :
Nous utilisons vos données uniquement aux fins suivantes :
Almarix fonctionne selon un modèle de transit : nous traitons et acheminons vos documents, mais nous ne les stockons pas à long terme. Les documents arrivent dans un espace de stockage temporaire sécurisé, sont traités, puis transférés vers le stockage cloud de votre cabinet. La copie temporaire est supprimée une fois la livraison confirmée, dans les délais prévus à la section 9.
Les seules données conservées à long terme par Almarix sont les journaux d'audit (qui a soumis quoi, quand, et comment le document a été classifié) — nécessaires pour respecter les exigences de conservation de six ans de l'ARC.
Almarix héberge vos données au Canada :
Vos documents et vos registres d'audit sont stockés au Canada. Deux exceptions s'appliquent : les documents sont livrés dans votre propre compte infonuagique (Google, Dropbox, Microsoft), que vous contrôlez; et la lecture et la classification automatisées des documents sont effectuées par un service tiers de traitement par IA dont l'infrastructure peut être située à l'extérieur du Canada. Le contenu transmis à cette fin n'est pas utilisé pour entraîner des modèles tiers.
Certains forfaits Almarix permettent à votre cabinet de connecter le compte QuickBooks Online ou Xero d'un client afin que les documents soient versés directement dans les livres de ce client. Ces connexions sont facultatives, établies un client à la fois, et toujours amorcées par votre cabinet.
Comment la connexion est établie. Les connexions utilisent OAuth, la méthode standard offerte par QuickBooks et Xero. Vous autorisez Almarix à partir de l'écran de connexion du fournisseur lui-même; Almarix ne voit jamais et ne conserve jamais le mot de passe de votre logiciel comptable. Le fournisseur remet un jeton d'accès, qu'Almarix conserve chiffré au repos et n'utilise que pour effectuer les actions décrites ci-dessous.
Ce qu'Almarix lit. Pour classer un document correctement, Almarix lit de l'information de référence dans le compte connecté : le plan comptable, les codes ou taux de taxe, les noms de fournisseurs ou de contacts, ainsi que les noms des comptes bancaires et de cartes de crédit. Cette information est mise en cache afin que les documents puissent être associés sans requêtes répétées. Almarix ne lit pas votre historique d'opérations, vos dossiers clients, votre paie ni vos rapports financiers.
Ce qu'Almarix écrit. Lorsque votre cabinet a activé le versement pour un client, Almarix crée des factures fournisseurs et des opérations de dépenses à partir des factures et des reçus soumis par votre client, et joint le document source à l'opération afin que la pièce justificative demeure avec l'écriture. Almarix ne crée, ne modifie et ne supprime rien d'autre dans vos livres. En particulier, Almarix ne verse jamais d'opérations individuelles provenant d'un relevé bancaire ou de carte de crédit, et ne peut donc pas dupliquer ce que votre flux bancaire fournit déjà.
Rien n'est versé sans la configuration de votre cabinet. Le versement se fait uniquement pour les clients que votre cabinet a explicitement connectés et configurés. Lorsqu'Almarix ne peut pas déterminer le traitement approprié d'un document, il le retient aux fins de votre révision plutôt que de deviner.
Déconnexion. Votre cabinet peut déconnecter la connexion comptable d'un client à tout moment depuis la page de ce client dans Almarix. La déconnexion interrompt immédiatement toute lecture et toute écriture, et révoque le jeton d'accès auprès du fournisseur. Vous pouvez également révoquer l'accès directement dans QuickBooks ou Xero. Les opérations déjà versées dans vos livres y demeurent — ce sont vos registres, dans votre système comptable, et Almarix ne les supprime pas. L'information de référence mise en cache par Almarix est supprimée.
Où vivent ces données. Les jetons d'accès et l'information de référence mise en cache sont conservés dans l'infrastructure canadienne d'Almarix décrite à la section 5, et sont visés par les périodes de conservation prévues à la section 9.
Nous ne vendons ni ne louons vos données. Mis à part les technologies du site décrites à la section 11, nous ne les partageons pas à des fins commerciales. Nous faisons appel à un nombre limité de sous-traitants techniques pour exploiter le service :
Chaque sous-traitant est tenu par des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité. Nous ne publions pas l'identité de nos fournisseurs d'infrastructure, mais les cabinets qui effectuent une vérification diligente peuvent en faire la demande par écrit à info@almarix.ca et nous les fournirons.
Nous prenons la sécurité au sérieux, notamment parce que nous traitons des documents financiers sensibles :
Données du compte : conservées pendant la durée de l'abonnement plus 90 jours après la résiliation.
Journaux d'audit : conservés six ans conformément aux exigences de l'ARC.
Documents temporaires en transit : supprimés dans les 24 heures suivant la livraison confirmée, ou au plus tard 7 jours après réception.
Données de paiement : conservées par Stripe selon leur propre politique de conservation.
En tant que résident canadien, vous avez le droit de :
Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à info@almarix.ca.
Le site almarix.ca utilise :
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Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. En cas de modification importante, nous vous en informerons par courriel avec un préavis de 30 jours. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la présente page.
Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement de vos données :